TÜBİTAK Teydeb 20.04.2020 tarihinde yaptığı duyuru ile PRODİS uygulamasında mevcut firmaların en geç 15 Mayıs 2020 tarihine kadar KEP adreslerini girmeleri gerektiğini açıklamıştı.
KEP adresi girişlerinin ise PRODİS Kullanıcı İşlemleri menüsünden 3 adımda gerçekleştirileceği belirtilmişti.
- Adım: Firma Kullanıcısı Ana Sayfasında Kullanıcı İşlemlerine tıklanır.
- Adım: Güncelle butonuna basılır.
- Adım: Firma kullanıcısı KEP adresini girer veya yeniden düzenler.
Ayrıca yeni firma kayıt işlemlerinde Kep adresi girilmesi zorunlu hale getirilmişti.
28.09.2020 tarihinde yapılan duyuruda ise 1 Ocak 2021 tarihinden itibaren Teydeb süreçlerinde KEP kullanımının zorunlu hale getirildiği duyuruldu. Ayrıca Prodis uygulamasında kayıtlı bütün firmalara Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adreslerini girmeleri için 1 Ocak 2021 tarihine kadar süre tanındığı açıklandı.
1 Ocak 2021 tarihinden itibaren Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla evrak gönderim işlemlerinin aşağıdaki şekilde yapılması planlanmaktadır.
1-TÜBİTAK tarafından elektronik olarak imzalanan evraklar KEP adresinden gönderilecektir. Kuruluşlar, elektronik imzalı evrakların doğrulamasını https://evrakdogrulama.tubitak.gov.tr adresi üzerinden yapılabileceklerdir.
2–Proje sözleşmeleri henüz elektronik imza ile alınmaya başlanmadığı için, proje sözleşmeleri KEP adresinden gönderilmeyecektir.
3-Dönemsel olarak kuruluşlar tarafından TÜBİTAK’a gönderilmesi gereken raporların gönderim şeklinde bir değişiklik olmamıştır. Bu nedenle PRODİS üzerinden çevrimiçi (online) olarak gönderilen Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu ve Gider Formları ıslak imzalı olarak gönderilmeye devam edecektir. Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu ve Gider Formları KEP üzerinden gönderilmeyecektir.
4– KEP adresine gönderilen evraklar ayrıca posta/kargo ile gönderilmeyecektir.
- Son olarak 28.09.2020 tarihinde yapılan duyuruda 26.09.2020tarihinden itibaren 1501, 1505, 1507, 1509 ve 1511, 1512 Destek Programları ve Sipariş Ar-Ge, HAMLE ve SAYEM çağrıları kapsamında Hakem ve İzleyici Değerlendirme Raporları YALNIZCA e-imza ile imzalanarak elektronik ortamda gönderilebileceği açıklandı
Bu tarihe kadar TEYDEB Destek Programları Kapsamında Hakem ve İzleyici Değerlendirme Raporları (Proje Öneri Değerlendirme Raporu ve/veya Dönemsel İzleme Raporu) ıslak imzalı şekilde basılı olarak ya da elektronik imzalı şekilde elektronik ortamda gönderilebilmekteydi.
Yukarıdaki duyurulardan Tübitak’ın yakın zamanda proje sözleşmelerinin imza süreçleri de dahil olmak üzere Teydeb desteklerine ilişkin proje süreçlerinin büyük bir kısmını elektronik ortama taşıma planının olduğu sonucu çıkarabilir.
Kanımca daha sonraki dönemlerde Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme Raporu ve Gider Formlarının da elektronik ortamda iletilmesi de mümkün olacak, böylece bütün süreçlerin sanal ortama taşınması tamamlanacak. Öte yandan taraflarca imzalanması gereken Mali Rapor eklerinin elektronik ortamda imzalanması ve muhafazası pratikte pek mümkün görünmüyor.
